現場が続けられる、館内コミュニケーション基盤

課題（美術館運営側）

地方の中小美術館は、少人数体制で日々の運営を回しています。シフトの調整、備品の購入依頼、在庫の把握、来館者数の集計、次の担当者への引き継ぎ——ひとつひとつは小さな業務ですが、これらが複数のホワイトボード、付箋、Excelファイル、口頭連絡に分散していました。

情報が「その場所にしか無い」状態が、いくつも問題を生みます。休みの日には状況を確認できず、翌日出勤して初めて備品切れや来館者トラブルの経緯を知る。パート・ボランティアが多い現場では、勤務日が飛ぶ人ほど情報から取り残されていきます。運営責任者にとっては、館全体の状況を把握するために毎日館内を歩き回る必要がありました。

打開策として業務システムの導入も検討されましたが、機能過多で操作が複雑なプロダクトは、多様な世代のスタッフが混在する現場になじみません。「導入したが誰も使わなくなり、結局ホワイトボードに戻った」という前例が、館側にも警戒感として残っていました。

私たちがしたこと

設計方針として最初に決めたのは「機能を増やさない」ことでした。日々の運営に不可欠なもの——シフト管理、休暇申請、備品購入依頼、在庫、引き継ぎメモ、来館者カウント——のみをスコープとし、それぞれ画面を跨がずに1〜2タップで完了する形に落とし込みました。ログイン後のホーム画面は、これらのタイルが並ぶだけの構成です。

シフト管理は月次カレンダー上に各スタッフの勤務予定と実績を並べ、責任者が一目で欠員の有無を把握できるようにしました。休暇申請はスタッフがスマホから日付と理由を入力するだけで責任者に通知が飛び、承認後は自動的にシフト表に反映されます。従来ホワイトボードの上書きと紙の申請書に分かれていた業務を、ひとつの流れとしてつなげています。

各機能の仕様は、実際に館内に入って半日以上観察したうえで決めています。来館者カウンターは、押し間違いを直近5秒以内なら1タップで取り消せる二段階入力にしました。引き継ぎメモは書き足すたびに時刻とスタッフ名が自動で残り、朝礼の代わりに全員が同じ情報を持てるようになっています。備品購入依頼は、写真1枚と一言を添えるだけで担当者に届く仕組みにしました。

技術面ではSupabase Realtimeを採用し、誰かが情報を更新した瞬間に、館内の別端末や、休みで自宅にいるスタッフのスマホにも即座に反映される構成にしました。シンクロが遅れないことが、「1箇所で見れば全部わかる」という体感を実現しています。認証はメールアドレスとPINだけで済むようにし、シニア世代のスタッフでもストレスなくログインできる形にしました。

導入後の運用でも、機能追加の要望が現場から上がるたび、まず「本当に必要か」「既存の機能で代替できないか」を一緒に議論する場を持ち続けています。「機能を増やさない」という方針を、開発チームだけでなく現場と共有して守り続けることが、このプロダクトが継続する条件だと考えています。